Our Compliance Plan

1 – SIPSI declaration

Non-French companies can easily and securely fill in and submit their declarations of posting using the new version of the SIPSI online service of the French Labor Ministry.

You’ll find the SIPSI user’s manual at the link provided above.

The SIPSI declaration has 2 parts

Part 1 - Declaration of posting

Any employer located outside France that posts employees on French soil must submit, before the start of the service in France, a prior declaration of posting to the Labor Inspectorate of the place where the service is performed.

Part 2 - Designation of a representative present on French soil

A supplier whose company is located outside of France must designate a representative present on French soil for the duration of the posting, in a document written in the French language.

Throughout the posting period, the representative of the company posting employees in France is responsible for liaising with labor inspection controllers and keeping various documents at their disposal, which he/she may communicate to them in paper form or electronically.

The legal representative can be one of the posted employees present at the place where the service is provided, designated specifically for this purpose and in possession of all of the mandatory documents.

If you do not have a legal representative in France, we suggest that you contact COFIME, a company that offers this service at your cost. You will find a description of the services offered by COFIME, as well as the firm’s contact details in an attached document.

Recommended email address (specialized contact person at COFIME): c.bascone@hlb-cofime.com

2 – A sworn statement

The supplier must also provide us with a sworn statement including:

First and last name
Company name
Signature of the company’s legal representative

The sworn statement must certify that, where relevant, the contractual partner has paid any fines due for noncompliance with the regulations concerning the posting of employees.

3 – Professional identification card - construction and public works sector

For assignments in the construction and public works sector, a professional identification card is required for posted employees and temporary workers.

To find out more and apply for a card for your employees: www.cartebtp.fr

hiermit möchten wir Sie als außerhalb Frankreichs niedergelassenen Dienstleister auf Ihre rechtlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Entsendung eines oder mehrerer Mitarbeiter zur Erbringung einer Dienstleistung bei SEW USOCOME in Frankreich aufmerksam machen.

Vor der Entsendung

Sie müssen die Entsendung auf der Plattform SIPSI melden und dort ebenso einen gesetzlichen Vertreter benennen (1).
Eine ehrenwörtliche Erklärung verfassen (2).
Wenn sich Ihre Aktivität auf Bautätigkeiten im Hoch- und Tiefbau bezieht, müssen Sie außerdem eine Registrierungskarte beantragen (3).

Diese Formalitäten sind bei jedem Ihrer Einsätze bei SEW USOCOME notwendig und beinhalten die Erstellung eines gesonderten Dokuments bei jeder Ihrer Meldungen. Diese Dokumente sind spätestens 8 (acht) Tage vor dem Termin des Einsatzes per E-Mail an den Auftraggeber zu senden.

Andernfalls dürfen Sie die bestellte Leistung bei SEW USOCOME nicht erbringen.

Weitere Informationen finden Sie unter dem folgenden Link: www.sipsi.travail.gouv.fr

1 - SIPSI-Meldung

Mit der neuen Version des Teledienstes SIPSI des Ministeriums für Arbeit können ausländische Unternehmen ihre Entsendeerklärungen einfach und sicher ausfüllen und übermitteln.

Das Benutzerhandbuch der Plattform SIPSI finden Sie unter dem oben angegebenen Link.

Die SIPSI-Meldung besteht aus zwei Teilen.

Teil 1 - Entsendeerklärung

Jeder außerhalb Frankreichs niedergelassene Arbeitgeber, der Arbeitnehmer in das französische Staatsgebiet

entsendet, muss vor Beginn seines Einsatzes in Frankreich eine vorherige Entsendeerklärung an die Arbeitsaufsichtsbehörde des Ortes, an dem die Dienstleistung erbracht werden soll, übermitteln.

Teil 2 - Benennung eines in Frankreich anwesenden gesetzlichen Vertreters

Außerhalb Frankreichs niedergelassene Dienstleister müssen einen während der Dauer der Entsendung in Frankreich anwesenden Vertreter in einem in französischer Sprache abgefassten Dokument benennen.

Dieser Vertreter des Unternehmens, das Arbeitnehmer nach Frankreich entsendet, ist während der gesamten Dauer der Entsendung dafür zuständig, den Kontrollbeamten als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen und bestimmte Dokumente, die in Papierform oder elektronischer Form übermittelt werden können, für sie bereitzuhalten.

Der gesetzliche Vertreter kann einer der entsandten Mitarbeiter sein, die am Ort der Leistungserbringung anwesend sind. Dabei muss er eigens zu diesem Zweck benannt sein und über alle erforderlichen Unterlagen verfügen.

Falls Sie über keine gesetzliche Vertretung in Frankreich verfügen, empfehlen wir Ihnen, sich an die Gesellschaft COFIME zu wenden, die diesen Service für Sie kostenpflichtig anbietet.

Empfohlene E-Mail-Adresse (spezieller Ansprechpartner bei COFIME): c.bascone@hlb-cofime.com

2 – Ehrenwörtliche Erklärung

Der Dienstleister muss uns ebenso eine ehrenwörtliche Erklärung mit folgenden Angaben vorlegen:

Vor- und Nachname
Firmenname
Unterschrift des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens

In dieser ist zu bestätigen, dass der Vertragspartner eventuelle Bußgelder wegen Nichteinhaltung der Vorschriften über die Entsendung von Arbeitnehmern bezahlt hat.

3 – Berufsausweis - Bausektor

Bei Bautätigkeiten im Hoch- und Tiefbau ist für entsendete Arbeitnehmer und Leiharbeiter ein Berufsausweis vorgeschrieben.Unter dem folgenden Link können Sie weitere Informationen erhalten und die Ausweise für Ihre Mitarbeiter beantragen: www.cartebtp.fr

Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Zusammenarbeit.